Perguntas frequentes

O GEDAII é um GED (gestão eletrônica de documentos) com inteligência artificial para empresas brasileiras. Ele recebe notas fiscais, boletos e contratos por e-mail, WhatsApp, upload e captura fiscal automática; a IA lê cada documento, extrai os dados (fornecedor, CNPJ, valores, impostos, vencimento) e organiza tudo por empresa, pronto para busca, agenda de pagamentos e relatórios.

Sim. Além de guardar e organizar os arquivos, como todo GED, o GEDAII usa inteligência artificial para ler o conteúdo: identifica o tipo do documento, extrai os campos, vincula o boleto à nota fiscal e responde perguntas sobre os seus números em um chat. Veja o guia GED com IA.

O GEDAII é uma solução da Hubble, empresa brasileira de tecnologia. O produto atende empresas de todos os portes, de autônomos a grupos empresariais.

Para empresas que recebem muitas notas fiscais e boletos e perdem tempo digitando, conferindo e arquivando: pequenas e médias empresas, departamentos financeiros, escritórios contábeis, BPOs financeiros, holdings, grupos empresariais e clínicas.

O nome oficial é GEDAII (G-E-D-A-I-I), com site em gedaii.com. As grafias GEDAI, GED AI e GEDA II se referem ao mesmo produto. O nome junta GED (gestão eletrônica de documentos) com IA.

Não. O GEDAII cuida da entrada e da organização dos documentos e entrega os dados prontos para o ERP: integra com o Omie para lançar contas a pagar e exporta planilhas Excel estruturadas para os demais sistemas.

Não. O GEDAII funciona no navegador, no computador ou no celular. Documentos também podem entrar pelo e-mail exclusivo da empresa e pelo WhatsApp, sem abrir o sistema.

GED (gestão eletrônica de documentos) é o conjunto de tecnologias e práticas para capturar, armazenar, indexar, encontrar e controlar documentos em formato digital, com regras de acesso e de guarda. Substitui pastas físicas e arquivos soltos em e-mail e na rede. Guia completo: O que é GED.

GED é o núcleo: captura, guarda, indexação e busca de documentos. ECM (Enterprise Content Management) é um conceito mais amplo, que soma ao GED fluxos de trabalho, gestão de registros, colaboração e outros conteúdos da empresa. Na prática, muitos produtos chamados de GED já incluem partes de ECM, como fluxos de aprovação.

Não. Um drive guarda arquivos por nome e pasta; um GED guarda o documento com metadados (tipo, empresa, fornecedor, CNPJ, valores, datas), permite buscar por esses campos e pelo conteúdo, controla quem acessa o quê e aplica regras de guarda. Em um GED com IA, como o GEDAII, esses metadados são extraídos automaticamente.

• Encontrar qualquer documento em segundos;
• fim do papel e de arquivos perdidos em e-mail;
• controle de acesso por usuário e auditoria;
• menos risco de multa por documento fiscal não guardado;
• base pronta para relatórios, contas a pagar e auditoria;
• com IA, menos digitação e conferência manual.

Sim, desde que siga as regras. A Lei 12.682/2012 (alterada pela Lei 13.874/2019) admite o arquivamento em meio eletrônico, e o Decreto 10.278/2020 define os requisitos técnicos para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos do original, como garantia de integridade, autoria e metadados mínimos. Documentos que já nascem digitais, como a NF-e, valem pelo próprio arquivo XML assinado.

Em regra, por pelo menos cinco anos, que é o prazo decadencial do Código Tributário Nacional (art. 173), contado a partir do primeiro dia do exercício seguinte. No caso da NF-e e da NFS-e, o que deve ser guardado é o arquivo XML, não só o PDF (DANFE). Prazos de outros documentos variam; confirme com o seu contador.

É um GED que, além de guardar o documento, lê o conteúdo com inteligência artificial: classifica o tipo, extrai os dados, relaciona documentos entre si (como boleto e nota) e permite fazer perguntas em linguagem natural. O resultado é menos digitação e informação pronta para o financeiro.

O OCR transforma a imagem em texto, mas não entende o que leu. A IA interpreta esse texto: sabe que um número é o CNPJ do fornecedor, que outro é o valor líquido e que uma data é o vencimento, mesmo quando o layout do documento muda. O GEDAII usa as duas coisas juntas.

Tipo e número do documento, fornecedor e CNPJ, tomador, datas de emissão e vencimento, valor bruto e líquido, impostos calculados e retidos discriminados (como ISS, ICMS, PIS, COFINS, IRRF, CSLL e INSS, com alíquota e base), linha digitável do boleto e referências como ordem de compra.

Notas fiscais (NF-e e NFS-e), boletos, recibos, guias de impostos, contratos e demais documentos do dia a dia financeiro, em PDF, XML, JPG e PNG. A IA é otimizada para documentos fiscais brasileiros.

Pode, como qualquer leitura automática. Por isso o GEDAII mostra cada campo extraído ao lado do documento original e sinaliza o que precisa de revisão; o usuário confere e corrige antes de usar. Quando a nota chega em XML, os dados vêm direto do arquivo oficial.

Perguntas sobre os seus próprios documentos, em português, como "quanto gastei com energia nos últimos três meses?". O assistente consulta os dados reais da empresa, responde com o valor e a fonte e pode exportar o resultado para Excel.

É a busca automática, direto nas fontes oficiais, das notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa. As notas entram no GEDAII sem que fornecedor ou funcionário precise enviar nada. Guia completo: Captura automática de NF-e e NFS-e.

Com o certificado digital A1 da empresa, o GEDAII consulta várias vezes ao dia o serviço de Distribuição de DF-e do Ambiente Nacional da NF-e, que entrega os documentos em que o CNPJ aparece como destinatário ou autorizado. Cada nota entra classificada na empresa certa, com os dados e impostos já extraídos.

Sim. A captura de NF-e e NFS-e usa o certificado digital A1 (arquivo .pfx) de cada empresa. A compra e a renovação anual do certificado são de responsabilidade do cliente; o envio pelo GEDAII é feito na tela de Integração Fiscal.

Porque a SEFAZ só libera o XML completo de uma NF-e ao destinatário depois que ele se manifesta sobre a nota, por exemplo com o evento de Ciência da Operação. Antes disso, a distribuição entrega apenas o resumo, com emitente, valor e chave de acesso.

É a resposta oficial do destinatário a uma NF-e emitida contra o seu CNPJ, registrada como evento na SEFAZ. São quatro: Ciência da Operação, Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação e Operação não Realizada. A manifestação protege contra notas emitidas indevidamente e libera o download do XML completo.

Sim. O GEDAII captura NFS-e do padrão nacional, disponibilizadas no Ambiente de Dados Nacional (ADN), e também da Prefeitura de São Paulo. Os impostos da nota de serviço, incluindo o ISS retido, aparecem discriminados.

Cada imposto aparece em uma linha com alíquota, base e valor, separando o que foi calculado do que foi retido na fonte. Na agenda de pagamentos, o valor considerado é o líquido, ou seja, o total da nota menos as retenções.

A NF-e de devolução é ligada automaticamente à nota original e dá baixa no título correspondente, com o motivo registrado. Nada é apagado: o histórico fica no GED para consulta e auditoria.

Cada empresa recebe um endereço de e-mail próprio do GEDAII. Os documentos enviados como anexo para esse endereço são lidos, classificados e arquivados automaticamente. Por segurança, só remetentes cadastrados pela empresa são aceitos; os demais são bloqueados e avisados.

Sim. Usuários cadastrados enviam o PDF ou a foto do documento para o número do assistente do GEDAII, e ele entra no sistema como qualquer outro. Pelo mesmo canal dá para fazer perguntas sobre os documentos.

Sim. Os documentos podem ser enviados em lote pelo upload, e a equipe do GEDAII ajuda na migração para manter a organização por empresa e período.

É um calendário com todos os vencimentos da empresa, montado a partir dos documentos: cada boleto aparece vinculado à sua nota fiscal, com o que vence hoje, na semana e no mês, e o que já foi pago.

Sim. A tela de Contas a Pagar e a Receber separa automaticamente os títulos de cada lado, com base em quem emitiu e quem recebeu cada documento, e permite ajustar manualmente quando necessário.

Sim. Há integração com o Omie para lançar contas a pagar a partir dos documentos e exportação para Excel estruturado, que serve para importar em outros ERPs. Integrações sob medida podem ser avaliadas no plano Enterprise.

Sim, a qualquer momento, em planilhas Excel com os dados extraídos e os impostos por linha, além dos arquivos originais. Após um cancelamento, os dados ficam disponíveis para exportação por 30 dias.

Sim. Os dados trafegam e ficam armazenados com criptografia, há autenticação em dois fatores, backup automático e controle de acesso por usuário. Cada empresa tem seus dados isolados das demais.

Não. Cada empresa tem a própria área isolada no banco de dados, e cada usuário só acessa as empresas e as funções liberadas para o seu perfil.

O GEDAII trata dados pessoais apenas para prestar o serviço contratado, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018). Os detalhes estão na Política de Privacidade.

Os planos variam conforme o volume de documentos por mês, o número de usuários e o armazenamento, e há o plano Enterprise sob consulta para escritórios contábeis, holdings e grupos. Os valores atualizados estão na página de planos.

Sim, sem multa e sem fidelidade. Os dados ficam disponíveis para exportação por 30 dias após o cancelamento.

Sim. O plano Enterprise reúne todos os CNPJs atendidos em um só lugar, identifica automaticamente a empresa de cada documento pelo CNPJ e permite dar permissões por cliente. Saiba mais em GEDAII para escritórios.

Pelo formulário Entre em contato no site; o time responde em até 1 dia útil. Também é possível pedir um diagnóstico gratuito da operação documental.