Captura automática de NF-e e NFS-e: como funciona
Como as notas emitidas contra o seu CNPJ chegam sozinhas, sem pedir nada ao fornecedor.
Captura automática de notas fiscais é a busca, direto nas fontes oficiais, das NF-e e NFS-e emitidas contra o CNPJ da empresa. Com o certificado digital A1, o sistema consulta periodicamente a Distribuição de DF-e da NF-e e o Ambiente de Dados Nacional da NFS-e e traz cada nota para dentro do GED, sem que fornecedor ou funcionário precise enviar o arquivo.
NF-e: a Distribuição de DF-e
A SEFAZ mantém o serviço NFeDistribuicaoDFe no Ambiente Nacional. Ele entrega, em ordem, todos os documentos fiscais eletrônicos em que um CNPJ aparece: como destinatário, como transportador ou como autorizado a baixar o XML (campo autXML). Cada documento tem um número sequencial (NSU), o que permite buscar só o que é novo desde a última consulta.
Para consultar, é preciso autenticar com o certificado digital A1 da empresa (arquivo .pfx).
Resumo × XML completo
Para notas em que a empresa é destinatária, a distribuição entrega primeiro só o resumo da NF-e: emitente, CNPJ, valor, data e chave de acesso. O XML completo, com itens, impostos e duplicatas, só é liberado depois que o destinatário se manifesta sobre a nota, por exemplo com a Ciência da Operação.
Manifestação do destinatário
A manifestação é a resposta oficial do destinatário a uma NF-e emitida contra o seu CNPJ, registrada como evento na SEFAZ:
| Evento | Quando usar |
|---|---|
| Ciência da Operação | A empresa sabe que a nota existe, mas ainda não confirmou a operação. Libera o XML completo. |
| Confirmação da Operação | A operação aconteceu e a mercadoria ou serviço foi recebido. |
| Desconhecimento da Operação | A empresa não reconhece a nota: possível emissão indevida ou fraude. |
| Operação não Realizada | A operação foi combinada, mas não aconteceu (por exemplo, mercadoria devolvida ou recusada). |
Manifestar protege a empresa contra notas emitidas indevidamente em seu nome e mantém o fiscal em dia.
NFS-e: o padrão nacional
A nota fiscal de serviço é municipal, e por muito tempo cada prefeitura teve o seu sistema. Com a NFS-e do padrão nacional, as notas passam a ficar disponíveis no Ambiente de Dados Nacional (ADN), que permite a captura centralizada. Municípios com sistema próprio, como São Paulo, continuam exigindo consulta específica.
Na NFS-e, atenção ao ISS: ele pode ser retido pelo tomador ou intermediário, e isso muda o valor líquido a pagar ao prestador.
Como o GEDAII faz a captura
- A empresa envia o certificado A1 na tela de Integração Fiscal.
- O GEDAII consulta as fontes oficiais várias vezes ao dia: NF-e pela Distribuição de DF-e, e NFS-e pelo ADN e pela Prefeitura de São Paulo.
- Cada nota entra classificada na empresa certa, com dados e impostos discriminados (calculados e retidos).
- O boleto é vinculado à nota, e o vencimento vai para a agenda de pagamentos, pelo valor líquido.
- Notas de devolução são ligadas à nota original e dão baixa no título, sem apagar nada.
Checklist para começar
- Certificado digital A1 válido de cada CNPJ (o A3, em token ou cartão, não serve para a captura automática);
- a senha do certificado;
- a lista de empresas e de quem pode ver cada uma;
- a data a partir da qual as notas interessam.
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Perguntas frequentes
Preciso pedir as notas aos fornecedores se tiver captura automática?
Não para as NF-e e NFS-e emitidas contra o seu CNPJ: elas são buscadas direto nas fontes oficiais. Documentos que não são notas fiscais, como boletos enviados à parte, continuam chegando por e-mail ou WhatsApp.
Certificado A3 funciona para captura automática?
Não. A captura automática roda em servidor, sem ninguém conectado, e por isso precisa do certificado A1 (arquivo .pfx). O A3 fica em token ou cartão físico.
A captura traz notas antigas?
A Distribuição de DF-e da NF-e disponibiliza os documentos dos últimos três meses. Notas mais antigas podem ser enviadas em XML pelo upload.
Quanto tempo a nota leva para aparecer?
Depende de quando a nota é disponibilizada pela fonte oficial; o GEDAII consulta várias vezes ao dia, então em geral ela aparece no mesmo dia.